الوظائف التخصصية والإدارية لإدارة الموارد البشرية

العوامل المؤثرة على التنظيم الداخلي لإدارة المشتريات، يوجد عدة عوامل تؤثر على التنظيم الداخلي لإدارة المشتريات، سنتطرق لذكرها بالتفصيل.

يختلف التنظيم الداخلي لقسم المشتريات من منظمة إلى أخرى وفقا لبعض العوامل أو الاعتبارات التالية، والتي تعرف بالعوامل المؤثرة أو المحددة للهيكل التنظيمي لقسم المشتريات.

إذا فالعوامل المؤثرة على التنظيم الداخلي لإدارة المشتريات هي كالتالي:

1- حجم المنظمة وطبيعة نشاطها.

كلما كبرت المنظمة وزاد حجم نشاطها، سيؤدي ذلك إلى اتساع هيكلها التنظيمي بحيث يستوعب جميع المهام المتعددة التي تمارسها إدارات المنظمة.

لذلك، يختلف التنظيم الداخلي لنشاط الشراء من منظمة صغيرة الحجم إلى منظمة متوسطة الحجم إلى منظمة كبيرة الحجم.

2- الأعباء الموكلة إلى إدارة المشتريات.

تختلف المهام والمسؤوليات الموكلة إلى قسم المشتريات من منظمة إلى أخرى، لذلك سيتم توزيع الكفاءات على موظفي تلك الإدارة وفقاً لمسؤوليات معينة.

إذا تم تكليف قسم المشتريات بمهمة الإشراف على النقل، فيجب إسناد هذه المسؤولية إلى أحد موظفيها. 

وبناء على ذلك، يمكن أن يكون الهيكل التنظيمي بسيطاً ومتناسباً مع هذه المهام والمسؤوليات أو يمكن أن يكون معقدا وواسعاً بحيث يغطي جميع الأنشطة أو الأعمال التي تقوم بها المنظمة.

3- عدد ونوع المواد أو العناصر التي تشتريها المنظمة.

إذا اشترت المنظمة أنواعاً متعددة من السلع بأعداد كبيرة، يتم تنظيم قسم المشتريات وفقاً لأنواع السلع من خلال إنشاء أقسام أو وحدات.

على سبيل المثال: قسم الأحذية، قسم الملابس، قسم الأجهزة المنزلية، قسم الإلكترونيات .. إلخ، إذا كانت العناصر المشتراة من قبل المنظمة كثيرة العدد والتنوع، ولكن إذا كانت العناصر قليلة ومحدودة، فستكون المنظمة حسب نوع السلعة أو العنصر، وستكون منظمة بسيطة ومحدودة وتضم عدداً محدوداً من الأقسام.

بالإضافة إلى ذلك، قد تتدخل الدولة في تحديد نوع البضائع المراد شراؤها، وتحديد معايير الحصول على البضائع، وتحديد أسعارها ورتبها.

4- الأسواق التي يتعامل معها قسم المشتريات.

نعني بذلك، هل تتعامل المنظمة مع الأسواق الخارجية أو الأسواق المحلية وهل هذه الأسواق بعيدة أو قريبة من المنظمة، لأنه إذا كانت المنظمة لديها أسواق أجنبية أو محلية، فسيكون لها في الهيكل التنظيمي قسم الاستيراد والتصدير، قسم المشتريات الأجنبية أو المحلية، لذلك يمكن أن يكون الهيكل التنظيمي واسعاً وأعمق، أو يكون عكس ذلك.

5- وجود لائحة معينة تفرضها سلطة أعلى على المنظمة.

يجوز للدولة فرض لائحة معينة على بعض المنظمات، وقد يتم إنشاء شركة أدوية يعهد إليها بمهمة توفير جميع احتياجات المؤسسات الصحية من الأدوية والأجهزة الطبية، وبالتالي، يجب أن يعكس تنظيم إدارة المشتريات ذلك.

6- درجة التشابه بين العناصر المشتراة من قبل المنظمة.

إذا كان هناك تشابه في المواد أو العناصر التي اشترتها المنظمة، على سبيل المثال، مواد البناء أو الأخشاب ..إلخ، على أساس أن درجة التشابه كبيرة، يجب تخصيص أحد الموظفين لغرض شراء تلك العناصر المتشابهة، والعكس صحيح، في حالة عدم وجود تشابه بين المواد أو العناصر المشتراة، فإن تشابه أو اختلاف العناصر المشتراة سيكون له تأثير على الهيكل التنظيمي لإدارة المشتريات، إما أنه سيكون واسعاً وأكثر عمقاً، أو سيكون عكس ذلك.

7- فلسفة وتوجهات الإدارة العليا.

إذا كانت الإدارة العليا لا تثق في مرؤوسيها من حيث قدرتهم على اتخاذ القرارات وتحمل المسؤولية، فسيكون الهيكل التنظيمي محددا ويتخذ الشكل الرأسي (المركزية)، ولكن إذا كانت الإدارة مقتنعة أو واثقة من أن مرؤوسيها لديهم القدرة على اتخاذ القرارات وتحمل المسؤولية عن العمل الذي يقومون به وممارسة أعمالهم بشكل فعال، فسيكون الهيكل التنظيمي أفقياً وهناك تخصص في ممارسة الأعمال.

وفي الأخير نرجوا أن يكون درسنا هذا الذي تحدثنا فيه عن العوامل المؤثرة على التنظيم الداخلي لإدارة المشتريات، قد أفادك وأجاب على أسئلتك.